Produtividade essencial: menos é mais

Hoje, vamos conversar sobre um conceito que, embora simples, tem o poder de transformar completamente nossa visão sobre produtividade: fazer menos, mas fazer bem feito.

Em um mundo que valoriza o "estar ocupado" como sinônimo de eficácia, proponho uma reflexão: será que a verdadeira produtividade reside mesmo na quantidade e não na qualidade?

A arte de escolher

Imagine seu dia como um jarro e suas tarefas como pedras de vários tamanhos. Se começarmos pelo cascalho (pequenas tarefas, muitas vezes irrelevantes), logo o jarro estará cheio, sem espaço para pedras maiores (tarefas importantes). Mas, se priorizarmos as pedras grandes, as menores encontram seu lugar entre elas.

Assim é a produtividade essencial: focar no que realmente importa.

Casa de ferreiro, espeto de pau?

No momento em que escrevo esse texto, tenho exatamente 12 cursos na fila da minha estante virtual. Alguns estão em andamento, outros sequer comecei. Isso sem falar nos cursos que comprei e já tiveram seu prazo de acesso expirado sem que eu terminasse. Ou seja, paguei e não levei.

São cursos de várias áreas: leitura e escrita, saúde, vendas, liderança, gestão, marketing digital, gravação e edição de vídeos, entre outras.

Sou um fracasso?

Talvez, mas procuro não encarar dessa forma. Acho, sim, que me perdi por um tempo tentando fazer muita coisa ao mesmo tempo. Muito movimento, mas pouca direção.

Tomar consciência e ter um plano para mudar é o que vale. E foi o que eu fiz.

As atitudes principais e mais drásticas?

1. Não comprar mais nenhum curso na minha vida até limpar a lista atual;

2. Filtrar os cursos da minha estante virtual e selecionar os que realmente valem a pena investir meu tempo para concluir (já que o dinheiro que paguei por eles se foi de qualquer forma, independentemente de eu fazer o curso ou não).

A forma como organizo meus dias

Eu sou um apaixonado por técnicas e ferramentas de organização e produtividade. Já usei dezenas, e hoje encontrei um modelo que faz meus dias serem muito produtivos, não importa onde eu esteja.

Mas, antes, algumas lições práticas e poderosas que você pode implementar a partir de hoje para ser mais produtivo(a):

1. Tenha sempre à mão uma ferramenta de anotação de tarefas: pode ser uma agenda física, um aplicativo (vou te contar o meu preferido) ou o app de notas do seu celular.

2. Anote todos os seus compromissos, tarefas ou ações no exato momento em que surgirem as demandas: esse tópico é o mais importante, não o subestime. A gente sempre acha que vai se lembrar depois e que não precisa anotar, mas quando passar a colocar essa técnica em prática, vai se surpreender com a quantidade de coisas que você anotou para fazer e que, ainda assim, não se lembrava delas. Agora, imagine se não as tivesse registrado. Com certeza teria deixado muitas de lado ou esquecidas. Isso tem reflexo direto na sua produtividade e no cumprimento de suas obrigações consigo mesmo e com os outros. Outro benefício poderoso de anotar imediatamente é que nosso cérebro passa a gastar menos energia tentando armazenar tudo na memória para lembrar depois, e tira da gente aquela sensação ruim que costuma nos acompanhar durante o dia todo, de que estamos esquecendo de fazer alguma coisa que era importante, mas não sabemos o que é.

3. Regra dos 5 minutos: se a tarefa que você precisa fazer vai demorar menos de 5 minutos para ser concluída, nem anote, aja agora! Quanto antes puder limpar seus compromissos e se dedicar ao que é realmente importante, melhor.

4. Regra dos verbos: quando for registrar uma tarefa a ser feita, escreva uma frase completa e que comece com um verbo (enviar, fazer, concluir, …), não apenas com palavras-chave. Caso contrário, a chance de você não entender o que anotou ou o que precisa ser feito é grande. Por exemplo: se você precisa enviar um relatório ao seu cliente, não escreva apenas “relatório” ou “relatório fulano”; escreva “enviar relatório de performance do mês para fulano”. Se precisa enviar um artigo para a revisão do seu orientador, não escreva “artigo”; escreva “enviar artigo ao professor fulano para correção”. Concorda que é muito mais fácil de saber exatamente o que precisa ser feito?

O software: Microsoft To Do

Depois de testar várias ferramentas, a que eu mais me adaptei e que uso há anos é o Microsoft To Do. Você pode baixar no celular e no computador, e a sincronização entre os dispositivos é imediata.

O To Do é um planejador diário multiplataformas 100% gratuito, que permite gerenciar sua lista de tarefas de forma personalizada e inteligente. Com ele, você pode dividir as tarefas em etapas simples (subtarefas), inserir anotações dentro do card das tarefas, adicionar prazos de conclusão e definir lembretes com data e hora para que não esqueça de concluí-las. Além disso, você pode criar seus próprios grupos de listas e diferenciá-los por cores e imagens. Tudo isso para se organizar da melhor forma possível.

A ferramenta: Matriz de Eisenhower

Aqui entra uma ferramenta extraordinária: a Matriz de Eisenhower. Dividindo tarefas em quatro categorias (Importante/Urgente, Importante/Não Urgente, Não Importante/Urgente, Não Importante/Não Urgente), essa ferramenta nos ajuda a identificar o que realmente merece nossa atenção.

Eu já uso essa ferramenta há tanto tempo que fiz um post no feed do Instagram em agosto de 2020 falando sobre o surgimento da Matriz de Eisenhower e dando exemplos práticos, com texto e imagens, para ajudar você a montar a sua matriz.

Como utilizar a Matriz de Eisenhower

Você vai criar quatro listas, cada uma representando os quadrantes da matriz:

1.  Importante e urgente: faça imediatamente.

2.  Importante, mas não urgente: agende um momento para fazer.

3.  Não importante, mas urgente: delegue, se possível.

4.  Não importante e não urgente: elimine ou minimize estas tarefas.

Ao aplicar a Matriz de Eisenhower, você perceberá uma mudança significativa em como seu tempo é gasto, priorizando atividades que trazem verdadeiro progresso e satisfação.

Aplicando a técnica: combinando software e ferramenta para atingir resultados

O To Do vem “de fábrica” com listas padrão que são uma mão na roda pra baixar e já sair usando.

Porém, eu criei minha própria lista usando a Matriz de Eisenhower para separar as tarefas por seu grau de importância e urgência, exatamente como mostrei no item anterior.

Sempre que uma nova tarefa surge, meu desafio é analisar em qual dos quadrantes da Matriz de Eisenhower ela se encaixa, e é aí que mora a magia da técnica.

Nosso dia a dia costuma ser abarrotado de coisas para serem feitas e, na maioria das vezes, as 24 horas se resumem em apagar incêndios e nada ou muito pouco realmente relevante acaba sendo feito. É ou não é assim?

Por isso, não se preocupe. Selecionar tarefas e identificar o quadrante no qual ela deve ser alocada é uma arte que você vai desenvolvendo com o tempo e a prática.

Produtividade não é sobre fazer mais, mas sobre fazer melhor. É sobre escolher sabiamente o que faremos com o tempo limitado que temos. Ao final do dia, o que nos traz satisfação não é a quantidade de tarefas realizadas, mas a qualidade e o impacto delas em nossa vida e na vida dos outros.

Espero que essas boas práticas te ajudem a ter mais produtividade e senso de realização ao final do dia, sabendo que tomou as melhores decisões e fez o que deveria ter feito!

Para aprofundar-se nessa jornada, recomendo alguns livros e conteúdos que me inspiram diariamente:

- "Essencialismo: A disciplinada busca por menos" de Greg McKeown

- "A Arte de Fazer Acontecer" de David Allen, especialmente para quem deseja aprimorar a organização das tarefas.

- Podcasts sobre produtividade e minimalismo, como "The Tim Ferriss Show" e "The Minimalists Podcast".

Vida & Lucros para todos

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Até a edição #002,

Gus

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